Amaç ve Dayanak
Kamuyu aydınlatmaya yönelik olarak her pay sahibinin ve menfaat sahiplerinin Şirket gelişmelerini eşit ve tarafsız bir şekilde takip edebilmesine olanak sağlamak üzere şeffaflık ve doğruluk üzerine kurulmuş bir Bilgilendirme Politikası, Sermaye Piyasası Kurulu'nca çıkarılan Seri II No:15.1 Sayılı "Özel Durumlar Tebliği" çerçevesinde oluşturulmuştur.
Sorumluluk
Bilgilendirme Politikamız Yönetim Kurulumuz tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Bilgilendirme Politikasında bir değişiklik olması halinde, değişiklik yapılan hususlar ve gerekçeleri Yönetim Kurulu' nun onayının ardından, Genel Kurul' un bilgisine sunulur ve kamuya açıklanır. Bilgilendirme Politikasının takibinden, gözetiminden ve geliştirilmesinden Yönetim Kurulu sorumludur. Yatırımcı İlişkileri Birimi ise Bilgilendirme Politikasını uygulamakla yükümlüdür.
Genel Esaslar
Bilgilendirme Politikası;
a. Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili düzenlemeleri ile uyumludur.
b.Şirketimizin Kurumsal Yönetim İlkeleri ve şeffaflık politikası çerçevesinde oluşturulmuştur.
c.Kamu kurumları, ortaklarımız, mevcut ve potansiyel yatırımcılarımız ile diğer menfaat sahiplerinin doğru ve eksiksiz bilgiye zamanında ve eşit koşullarda ulaşmasını amaçlar.
d.Kamuya açıklanacak bilginin, bu bilgiden yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde dolaysız, anlaşılabilir, analiz edilebilir ve en uygun maliyetle ulaşılabilir olmasını temin eder.
e.Şirket sırrı ve/veya ticari sır kapsamında bulunan veya açıklanmasında yasal sakınca bulunan bilgiler açısından kamuya açıklanma zorunluluğu doğurmaz.
Bilgilendirme Araçları
Kamunun aydınlatılması amacıyla;
Özel durum açıklamaları,
Finansal tablo ve dipnotları, bağımsız denetim raporu ve faaliyet raporu, Ticaret Gazetesi ilanları,
Yatırımcı toplantı ve sunumları,
Kurumsal web sitesi,
Basın bültenleri ve duyuruları,
Haber kanalları ve günlük gazeteler
gibi bilgilendirme araç ve yöntemleri kullanılır.
Özel Durum Açıklamaları
Sermaye Piyasası Kurulu'nca çıkarılan Seri II No:15.1 sayılı Özel Durumlar Tebliği'nde öngörülen işlem, olay ve gelişmelerin varlığı halinde, Tebliğ ekinde yer alan formata uygun olarak hazırlanan özel durum açıklamaları, Borsa İstanbul (BIST) tarafından kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla oluşturulmuş bulunan Kamuyu Aydınlatma Platformu'na (KAP) (www.kap.gov.tr) iletilir, yapılan açıklamaya en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde kurumsal web sitesinde yer verilir. Söz konusu açıklamalar, beş yıl süreyle kurumsal web sitesinde yer alır.
Finansal Raporlar, Faaliyet Raporları ve Şirket Sunumlarının Yayımı
Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemeleri çerçevesinde üçer aylık dönemler ve yıl sonu itibariyle hazırlanan finansal raporlar ve faaliyet raporları ilgili mevzuat çerçevesinde KAP'a iletilir. Anılan raporlara kurumsal web sitesinde de yer verilir. Raporların yayımı sonrası hazırlanan Yatırımcı Sunumları da kurumsal web sitesinde yayımlanır.
Ticaret Sicil Gazetesi İlanları
Genel kurul toplantı kararları, toplantı gündemi, vekaletname örnekleri, ve toplantı sonuçları, şirket sermaye artırım kararları ve her türlü diğer ana sözleşme değişiklikleri, ilgili kanun ve düzenlemeler çerçevesinde KAP bildirimi ve kurumsal web sitesi yayımına ek olarak, Ticaret Sicili Gazetesi aracılığı ile de kamuya ilan edilir.
Yatırımcı Toplantıları ve Sunumlar
Şirketimiz gerekli gördüğü durumlarda; finansal analistlere, yatırımcılara, kreditörlere ve pay sahiplerine yönelik bilgilendirme toplantıları organize edebilir. Toplantıların önceden belirlenmiş bir takvimi olmayıp düzenlenme sıklığı ihtiyaca göre belirlenir. Toplantılar yüz yüze olabileceği gibi, telekonferans ve/veya video konferans gibi yöntemlerle de gerçekleştirilebilir. Toplantılarda açıklanan sunum ve raporlar, bilgiye ulaşımda hakkaniyet esası çerçevesinde kurumsal web sitesinde kullanıma açılır.
Kurumsal Web Sitesi
Kurumsal web sitesi (www.halkgyo.com.tr) kamunun aydınlatılmasında aktif olarak kullanılır. SPK kurumsal yönetim ilkeleri gereğince kurumsal web sitesinde yeralan bilgiler, aynı zamanda yabancı yatırımcıların yararlanması açısından İngilizce olarak da hazırlanır. Özel durum açıklamaları ve kamuya yapılan diğer duyurular ile Şirketimize ilişkin detaylı bilgi ve veriler, kurumsal web sitesinde yer alır. Kurumsal web sitesi, menfaat sahiplerinin bilgiye hızlı ve kolay erişimini sağlayacak şekilde organize edilir. Web sitesinde yeralan bilgiler sürekli güncellenir. Aynı zamanda, karşılaştırılabilirliği teminen geçmişe yönelik bilgiler, sistematize edilmiş şekilde kurumsal web sitesinde muhafaza edilir. Kaliteli bilgiye erişim imkanı olarak kurumsal web sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara önem verilir. Tüm menfaat sahiplerinin soru, görüş ve bilgi talepleri Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından en kısa sürede cevaplandırılır. Birimin açık adresi, telefon ve fax bilgileri ile e-posta adresi kurumsal web sitesinde menfaat sahiplerinin bilgisine sunulur.
Haber veya Söylentilerin Takibi
Şirketimiz hakkında yatırımcıların yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın yayın organlarında çıkan, Şirketimizi temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan ve daha önce kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber ve söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru ve yeterli olup olmadığı konusunda SPK tarafından çıkarılan Seri II No:15.1 sayılı Tebliğ uyarınca KAP ortamında özel durum açıklaması yapılır. Yapılan açıklamaya kurumsal web sitesinde de yer verilir. Basın yayın organlarında çıkan ve Tebliğ uyarınca özel durum açıklaması yükümlülüğü doğurmayan ancak Şirket üst yönetimi tarafından söz konusu haber ve söylentilere ilişkin açıklama yapılması uygun bulunan durumlarda da aynı yöntem izlenir.
Geleceğe Yönelik Bilgilerin Açıklanması
Geleceğe yönelik bilgi ve beklentiler, Şirketimizce gerekli görülmesi halinde Şirket yetkilisi tarafından özel durum açıklaması ya da faaliyet raporları kullanılmak suretiyle kamuya açıklanabilir. Açıklanan geleceğe yönelik bilgilerin, dayanağı olmayan abartılı öngörüler içermemesi, yanıltıcı olmaması ve bilgiye ulaşımda eşitlik ilkesine aykırı olmaması temin edilir. Kamuya açıklanan hususlar ile gerçekleşmeler arasında önemli ölçüde bir farklılık bulunması halinde bu farklılıkların nedenleri için ayrıca kamu bilgilendirmesi yapılır.
İçsel Bilginin Gizliliğinin Korunması
Sermaye piyasası aracının değerini ve yatırımcıların yatırım kararını etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamış bilgilerin gizliliğini teminen gerekli her türlü tedbiri almak ve uygulamak Yönetim Kurulu'nun sorumluluğundadır. Şirketimiz tarafından, içsel bilgiye erişim yetkisi olan çalışanlar listesi ve Şirketimiz ile iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında içsel bilgiye ulaşabilecek durumdaki avukat, bağımsız denetçi, vergi danışmanı ve benzeri nitelikte kişilerin listesi oluşturulur ve liste Merkezi Kayıt Kuruluşu'na (MKK) bildirilir. Listede yer alan kişilerin TC numaraları, listede bulunma gerekçeleri, idari sorumluluklarının bulunup bulunmadığı açıkça belirtilir. Listede değişiklik olması durumunda en geç iki iş günü içerisinde liste güncellenerek MKK'ya bilgi verilir. Şirketimiz adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında içsel bilgiye ulaşabilecek durumdaki kişilerin hem yasal olarak hem de özel sözleşme hükümleri çerçevesinde edindikleri bilginin gizliliğini muhafaza etmeleri için gerekli tedbirler alınır.
İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesi
Sermaye Piyasası Kurulu'nca çıkarılan Seri II No:15.1 sayılı Özel Durumlar Tebliği uyarınca, sermayeyi temsil eden paylar ve bu paylara dayalı diğer sermaye piyasası araçlarına ilişkin, ortaklık içinde idari sorumluluğu bulunan kişiler ve bunlarla yakından ilişkili kişiler tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler, işlemi yapan tarafından ilgili borsaya bildirilir. İdari sorumluluğu olan kişiler ile bunlarla yakından ilişkili kişilerin tespitinde anılan Tebliğ hükümlerinde belirtilen kriterler esas alınır.
Yürütme ve Değişiklik
Bilgilendirme politikasının takibi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu'nun yetki ve sorumluluğundadır. Bilgilendirme politikası kapsamında kamunun aydınlatılması süreçlerinin etkinliği ve güvenilirliği, Yönetim Kurulu'nun gözetim ve denetimi altındadır. Politika metninde değişiklik yapma yetkisi Yönetim Kurulunda olup yapılacak değişiklikler, Genel Kurul' un bilgisine sunulur ve kamuya açıklanır. Bilgilendirme politikasının uygulanması Yatırımcı İlişkileri Birimi'nin sorumluluğundadır.
